プログラミング生放送勉強会のはじめかた #pronama

【2011/8/20 の情報】オープンソースカンファレンス2011 Nagoya でプロ生の資料が流出してます! → http://yfrog.com/kglbvvnj

2009年8月の第1回から、プロ生勉強会を主催・運営してきて、プロ生ではどうしてるとか @jz5 はどう思ってるかなんてことをまとめてみました。

プロ生

最初にプログラミング生放送勉強会って何? ってところから。IT・開発系ノンジャンルの勉強会で、これまでにでは9回、東京・大阪・名古屋で開催しています。プログラミング生放送はコミュニティ名です。次は第10回を品川でします。参加待ってます!

特徴は、ニコニコ生放送(最近は Ustream も)で中継が大前提。コメントやツイートがスライド上に流れます。ひとりがスライドを使って話す形式で、あまりまじめでない勉強会(会社のお金で来るようなとこじゃないかも)です。勉強会は、特定の分野に興味のある人たちの交流の場ってことにしています。

ごはんはおかし

過去の模様はレポートもいくつか書いたので、そちらも参照してください。内容についてはこの Blog も見てください。動画もアップしてます(要ニコ動アカウント) → 第3回第5回第6回第7回第8回第9回

以下、勉強会開催までの時系列は少し前後してますが、まとめてみました。勉強会はこうしろってのではなく、プロ生勉強会はこうしてるって内容です。次の順番で書いています。

  • 企画
  • 会場
  • 告知
  • 参加登録
  • リマインダメール
  • 名札
  • 受付
  • アンケート
  • お菓子
  • 懇親会
  • その他

放送関連は、別にまとめています → 放送編

企画

開催の決定について。

開催時期・内容

まず、開催時期や内容は @jz5 がほぼ決めてしまいます。2010年は、はじめに今年4回は開催しようとひとりで目標を立ててました(結果は5回開催)。勉強会を開催するためにできたコミュニティではなく、ひとりで作ったオンラインコミュなので、スタッフ連携みたいなのが弱いかもです。最近は中心的に手伝ってくれている人と情報共有できるようにしているつもりです。

講師

勉強会で話してもらう講師(スピーカー)の方も @jz5 がほぼ決めてしまいます。つてを頼りにさがします。話してみたいという方がいたらすぐ決定。いつでもウェルカムです。

参考になるようなところは何もないですね。ちなみに勉強会をはじめたきっかけは、やってみたかったからかな。

会場

会場さがしと、これまで利用した会場について。

マイクロソフトの会議室

会場は、結果をみると、Community Ring を利用してマイクロソフトの会議室の利用が多いです。マイクロソフトの会場は、INETAUGSS に加入している団体であれば無償で借りることができます(プロ生は両方に加盟してます)。申し込みが遅くても空いている場合が多く、最初に FAX で申し込み用紙を送って、あとはメールでやりとりだけで済むので楽です。ネットワーク環境がないのが辛いですが、それ以外の立地や設備は素晴らしいです。下の写真は新宿オフィスのもので、現在は品川に移転したため利用できません(品川の会議室は利用できます)。

新宿オフィス(現在は品川に移転してありません)

マイクロソフトの会議室の利用でのデメリットは、マイクロソフト系のコミュと思われやすいことと、ニコニコ生放送でライブストリーミングしていると「MS の犬」などコメントしてくるアンチの方がわく場合があります。

その他の会場

その他、大阪では 株式会社クロノス、名古屋では 株式会社エイチーム にご厚意により会場をお借りしました。クロノスでは社員の方とつながりがないと難しいと思いますが、エイチームでは、勉強会支援をしていますので利用されてみてはいかがでしょうか。

エイチーム

会場探しのポイントは、第一にネットワーク環境です。一度だけ利用した 愛知県産業労働センター ウインクあいち は、有線が利用できてよかったですが、申し込みに現地に行く必要がありました。すべての手続きは、名古屋支部長(@you_and_i)がやってくれました。ネットワークに関しては後述します。

告知

開催の告知場所と内容について。

告知時期は、だいたい1ヶ月前ぐらいを目標にしてます。1ヶ月前だと、まだ内容がきちんと決まっていない場合がほとんどなので、だんだん後からセッションの詳細などを告知していきます。

告知場所は、コミュニティのサイトや Blog ではもちろんして、あとは Twitter とか。あまり宣伝してないよねと言われるけど、良い宣伝場所もあまり思いつかないです。これまでに実践した宣伝は次の通り。

IT 勉強会カレンダー

数名は必ずカレンダーをみて参加される方がいます。載っていなかったらお願いメールをします。

別の勉強会の LT などで宣伝。

機会があれば、他の勉強会で宣伝します。その勉強会で知って参加された方は何名かいました。

CodeZine と @IT

CodeZine@IT のコミュニティや勉強会の告知ページを利用。勉強会情報を登録できるけど、効果はなかったです。おそらく知っている人が少ないのと、参加する層が違うのかも。

MSDN Flash と TechNet Flash

MSDN Flash、TechNet Flash: Community Ring でマイクロソフトの会議室を借りた時に1回だけ利用しました。締切が早いのでたいてい間に合わないです。何人かはここ経由で参加がありました。でも、ちょっとまじめな人(登録メールが会社アドレスとか)が来ちゃってプロ生では申し訳ないかも。

他にも良い告知場所があれば教えてください。Twitter で知り合いに直接 声かけるのが一番 有効かも。

告知内容

告知する内容は、

  • 日時・場所
  • 参加費
  • セッション内容
  • 懇親会
  • ネットワークや電源提供の有無

など。まあ普通でしょうか。でも、セッションのタイムテーブルはなかったりします。

参加登録

参加の申し込みについて。

参加登録に利用したサイトは次の通り。ちなみにプロ生は飛び入り参加も OK です。

自作の参加登録 Web サイト

最初は、自作で用意しました。メリットは、広告がなく、自由な形式でページを作れるところ。でも、データの削除機能までは作っていなくて、データベース直接いじってたりしてました。出来も良くないので、2回使ってやめました。でも、最終的には独自システムが良いんじゃないかなーと思ってます。

こくちーず

3回目からは、こくちーずを利用しています。

ATND は参加者のメールアドレスが登録できず、連絡手段に難ありなのと、キャンセル率が高いっていう話があるので避けてます(→ tohokuaikiのチラシの裏肉とご飯と甘いもの @ sotarok)。また、知っている勉強会がキャンセル率から ATND の利用やめてたってのもあります。ATND のアップデートで、連絡はできるようになったみたいだけど、まだイマイチかな?

こくちーずの感じるデメリットは、広告が多めです。メールアドレスは取得できるけど、送信機能がないです。ただし、メールの一斉送信は CSV 形式で名簿をダウンロードして、Outlook で行っています。

ATND

実は、小規模な集まりでは ATND も利用しました。私の印象は、ほぼ身内だけの集まりや、満員御礼でキャンセルとか気にしない! という感じの集まりには良さそうかな。

PARTAKE

PARTAKE というのも最近はあるみたいです。ボーグ合宿 で利用しましたが、私が直接 使っていないのでよくわかりません。

登録内容

登録してもらう内容は、

  • 名前(ハンドル)
  • 懇親会の参加
  • メールアドレス
  • Twitter アカウント(オプション)
  • 学生(社会人学生を除く)か?
  • 未成年か?
  • 連絡事項(遅れて参加やライトニングトーク希望など)

など。Twitter アカウントは名札用に最近聞くようにしました。Twitter アカウントと連絡事項以外は必須です。学生・未成年の項目は、参加費や懇親会で区別するため聞いています。

以前は、印刷資料の希望を聞いていましたが、聞くと(有料でも)希望される方がいるので、印刷の手間をはぶくため、連絡事項に記入する形式に変えました。実質 印刷資料はなくなった感じです。

リマインダメール

参加者からメールアドレスを取得してるので、リマインダメールを開催 数日前に送ります。

早くから参加登録をして忘れている方もいるだろうし、メールに登録内容を含めると懇親会の出欠の間違いなどの確認にもなり、キャンセルの連絡をもらうタイミングにもなるので、リマインダメールは重要だと思っています。

送信方法と内容

メールの一斉送信は、こくちーずで得られる CSV ファイルから、Word と Outlook の差し込み機能を使っています(最初のころは差し込み機能を使わず同一の文面を BCC で送信もしてました)。大量のメールを一斉送信するときはドキドキします。

メールの内容は、

  • 登録内容(懇親会の出欠など)
  • 開場時間と開始時間
  • 参加費、懇親会費
  • 連絡先
  • その他 飲食可能などの情報や注意事項(ゴミはお持ち帰りなど)

といった感じでしょうか。

効果のほどは?

リマインダメールを送ると、そのタイミングや翌朝などにキャンセルの連絡がくるので、懇親会の予約が間に合うときまでにリマインダを送るといい感じです。あと、当日 無断キャンセルせず、連絡もらえる割合が増えてるんじゃないかと思ってます(リマインダメールに返信がきてるから)。無断キャンセル阻止になっていれば、主催側も参加者も次の機会とき気兼ねなく会えると思うので双方に良いんじゃないかな。

きちんとチェックはしていませんが、事前・事後とも連絡なしで参加しなかった方は、毎回 0~2名程度だと思います。東京は若干 冷たい気がしますw(人数は多いですが)

名札

プロ生勉強会では、名札の着用をお願いしています。これは私が参加してる勉強会が名札を付けてたから。

最初は、KOKUYO ナフ-91 吊り下げ名札 をたくさん買って、無地の名刺に、受付で名前(ハンドル)を書いてもらって使っていました。赤い字は未成年というふうに、色で未成年かどうかをわけます。懇親会で役立ちます。

この名札、ぺらっぺらで使い捨てに近いんですが、事故防止パーツ(ひもが切れる)が付いていて良かったです。

2010年の東京の勉強会後に、受付で参加者に名札に名前を書いてもらっていると時間がかかるという反省があり、じゃあ名札は印刷していくわ! ってことで、第7回から変えました。

印刷するなら、はがきサイズが楽なのではということで、はがきが入る名札 スガタ イベント用名札 を購入。実際には、50組入りの買いました。事故防止パーツはなくなってしまいました。

実際の名札はこれ。用紙ははがきの試し刷り用のものを買ってきて使います。はじめて使ったとき(12月)、スタッフの名札は年賀状の裏に印刷しました。

名札用に、Twitter の ID も参加登録時に記入してもらうようにします。ID がない人は、適当なアイコンを印刷します。

名札の作成

アイコン画像は ID から Twitter Images – http://twitterimag.es のサイトを使ってダウンロードするツールを作成。名札のデザイン自体は、Word で作成して、こくちーずの CSV ファイルから差し込み印刷です。差し込み印刷にはだいぶ苦労しました。

参考に、テンプレートのファイルを置いておきます。

受付

当日の受付について。

受付

すべての回で、私が直接担当したことはなく、お手伝いの方にお願いしています。受付用に、名簿を印刷して持っていきます。名簿には、当日の手順を書いておきます。

名簿の項目は、

  • 番号
  • 名前(ハンドル)
  • 参加チェック用欄
  • 参加費の受け取りチェック用欄
  • 懇親会出欠と出欠確認チェック用欄
  • 懇親会費の受け取りチェック用欄
  • 学生・未成年

といったところです。

受付手順は、

  1. 名前確認 → 参加チェック
  2. 参加費確認 → 社会人・学生で変わる → 参加費受け取り・学生証確認 → 参加費受け取りチェック
  3. 懇親会の出欠最終確認 → 懇親会出欠チェック → 懇親会費受け取り → 懇親会費受け取りチェック
  4. アンケートや名札を渡す

といった感じです。受付手順などは、まだまだ改善余地ありで、チェック漏れなども毎回あります。受付はふたり以上、受付の経験の有無でだいぶ変わるようです。手順でわかるように最近では、懇親会費を受付でもらうようにしています。

今までしてなかったのって話ですが、第9回は、おつり用にたくさん500円玉を用意しました。

会場によっては、入口に案内の貼り紙の用意や、養生テープがあると便利。

アンケート

アンケートの実施について。

アンケート

項目

アンケートは第1回から実施していて、項目はあまり変わっていません。どれぐらい項目に意味があるのかは不明ですが、最新のアンケート項目は次の通り。

  • 勉強会をどこで知りましたか?
  • セッションのアンケート
    • このセッションに期待して参加しましたか? (チェックボックス)
    • 内容: 満足、やや満足、やや不満、不満
    • 理解度: 難しい、適切、易しい
    • フリーコメント
  • ライトニングトークのフリーコメント
  • 勉強会は楽しめましたか? はい、いいえ
  • 勉強会についてのご意見・ご感想 フリーコメント

毎回 Word ファイルをコピーして作成しています。コピーする場合は、勉強会の名前の変更忘れに注意ですね。以前、名古屋で大阪と書いたままのアンケートをくばってしまいました。

第9回のアンケートはこんなのでした。

Web アンケート

第7回から、Google フォームを利用して Web からもアンケートの回答ができるようにしました。紙アンケートには、「Web で回答した」チェックボックスを設けて回収します。Web アンケートのメリットは、集計が楽につきます。

紙と Web の比率は、いずれの回もだいたい同じでした。はじめて実施したとき、Web アンケートの方はフリーコメントが皆無でダメかなーと思いましたが、最近の2回はそんなこともなかったです。

Google フォームの感想は、アンケートを作るのは意外と手間がかかる印象。コピーしてドラッグ&ドロップの操作がやりづらいかな。あと スプレッドシートで結果が見れるけど、アンケートの表示順番とスプレッドシートの列の順番が違っている場合もありました。でも、集計は楽。

集計

Excel にまとめて、きちんと管理! なんてことはせず、セッションのところだけを まとめて講師に送ります。

集計は、一度 手分けして行ったけど、基本的に @jz5 ひとりでまとめます。だらだら集計すると1ヶ月ぐらい放置してしまうので、最近は勉強会当日 寝るまでにまとめて、講師へお礼メールと併せてアンケート結果を添付を目標にしています。

お菓子

勉強会にはお菓子が良いらしいということを聞き、お菓子を用意するようにしました。最近は、スイーツの方が良いみたいです。


少し長めの休憩で、おやつタイムをとるか、または普通に休憩の合間に食べます。おやつタイムではなく、全セッション終了後に「ハッピーアワー」を設けて、飲食したことも1度あります。

おやつタイムは、交流の機会が増えてる役割があります。あと、おなかが膨れて懇親会を安く済ますメソッドもあるらしい。

お菓子以外の小物は次の通り。

  • 飲み物と紙コップ(飲み物は、各自で用意するのでいいかも)
  • 小皿(あってもなくてもよい。あると小分けにして各机に置いたりもできる。)
  • ウェットティッシュ
  • ゴミ袋(会場によって分別が必要な場合はアナウンスして徹底!)

懇親会

懇親会(飲み会)について。

ほとんどの回でお手伝いの方に会場探しから予約と当日の対応をお願いしています。併せてお金管理も。

予約

会場探しは、だいたい次の条件で探します。

  • 4000円以下
  • 会場から歩いて行けるところ
  • 人数の変更が容易だとうれしい

お店に次のことを確認します。

  • いつまで変更できるか
  • 未成年がはいれること
  • 人数が変更になったときの対応について
  • 座席数や配置

プロ生勉強会は、未成年の参加もあるので、未成年の入店が可能が確認します。未成年で席をまとめることや、見分けがつくこと(このときは名札で色分けで対応した)を求められたことがありました。

人数変更時の対応については、減った場合と増えた場合を確認します。減っても人数分の料理代は必要とか、増えた分は飲み放題だけなど。

私が予約したときは、クサカベって名前で予約しました。

会費

最近は、受付時に支払う勉強会が多いかなと思ってます。プロ生も最初は懇親会で集めてましたが、受付時にもらうように変えました。

先払いにする前の開催の時、懇親会を参加で受け付けをしたけど、勉強会の途中 無断でお帰りになった方がいました。ショック!

金額は、全員同じ時もあれば、学生・未成年は安く設定しているときもあります。このところは、学生・未成年を安くするようにしてます。社会人からは少し多めにもらうなどして差を埋めますが、参加割合にもよるし赤字になりやすい難しいところですね。

お金を集めるときの名目は、コース料理代ではなく懇親会の代金(懇親会費)ということにしてます。特につっこまれたことはありません。

その他

その他いろいろなこと。肝心のセッションやライブストリーミング関連は、別途まとめています。

参加者へのお願いごと

ちょっと失敗したなぁって反省から次のことは注意してお願いしてます。

ひとつめは、会場をきれいに使ってもらうこと。ゴミの分別がよくない回があって、正しくしてもらえるよう気を付けています。具体的にはメールに案内を記載したり、開場後~開始前に告知など。内容は、分別が必要かどうか・使用できるゴミ箱などの案内(勝手に会場建物内のゴミ箱を使わないように)など。

また、ゴミの取り扱いはスタッフの負担にもなるので、基本的に持ち込んだゴミは各自でお持ち帰っていただく方針でいこうかなと思っています。

ふたつめは、提供されている場所への立ち入りと会場以外での談笑です。無断立入された方はいませんが、談笑は気を付けて案内してます。盛り上がると、提供された会議室以外の場所(同じ建物内の通路など)で長時間 談笑や人がかたまってしまう場合があるので、談笑は会場内でするよう案内します。

後片付けと懇親会へ移動

後片付けは結構 参加者の方にも手伝ってもらう面があるわけですが、まず参加者自身の持ち物を片付けてもらい、忘れ物のないように案内します(って教えてもらいました!)。

後片付け完了後、懇親会会場への移動は、みんなで移動します。でも、はぐれた時のため、会場の場所は告知しておく、連絡先を示しておきます(あまりプロ生ではできてないことが多いですが)。

座席表

当日の座席表を Google Spreadsheets を使って作るアイデアをパクって、プロ生でも第8回と9回でしました。勉強会開始前・直後に、参加者で座席表を作るというものです。シートは匿名で誰でも編集可能にしておきます。最初のみんなで共同作業にはよさげだけど、作ったものをどうしたらいいかはよくわかりません。

2 Responses

  1. tmae (@tmae) より:

    とてもよくまとめられてて参考にさせていただければと思います。
    当方も勉強会を主催したことがあるのでその経験から少々。
    こくちーずは、キャンセル待ち(補欠登録)ができないので、あとから参加したいと思った人の機会喪失になってしまいます。これはこれで企画側にはメリットがあるのですが……
    ATNDはご指摘のようなところなので、ATNDに似たZusaarを使っています。
    “ATNDに似た”というのは企画側も参加側も使い慣れているというメリットを享受できるので、試してみてはいかがでしょうか?

    • jz5 より:

      ありがとうございます!
      なるほど。キャンセル待ち機能はなかったですね。
      ただ、メリットでもあってデメリットでもあるかなとは思います。
      Zusaar・ATNDと、こくちーずは、客層の違いで選ぶのものかもですね。こくちーずはSNSのアカウントもいらないので、実際に開催されてる催しを比べると違う感じでしょうか(見てないけどw)