プロ生勉強会の参加者のドタキャン情報を公開します

名札

最近、勉強会のドタキャンが話題になりましたが、2015/5/16 に開催した「プログラミング生放送勉強会 第33回@株式会社 DMM.com ラボ」のキャンセル人数など関連する情報を公開します。

当然、プロ生勉強会もドタキャン・無断欠席があります。ただ、今回は少し多かったかなぁという印象です。

ちなみに、毎回こんなチェックをしているわけではありません。

キャンセルする時期と人数

参加登録者141人のうち、キャンセルした・無断欠席した人は70人でした(※)。※ 正確な値ではありません。ATND の場合、キャンセルを「アカウント削除」で行う人がいて、その場合、参加登録やキャンセル自体がなかったことになり記録に残りません。

参加登録者がキャンセルしたタイミングをグラフ化しました。

キャンセル

リマインダーは、13日(3日前)と16日(当日)の朝に送っています。

  • 13日 午前1時45分頃に ATND の機能で参加者・補欠者へメッセージを送信し、当日の案内や都合が悪くなった場合キャンセルの案内を送っています。
  • 13日 21時頃に、Twitter アカウントを登録している方に、ATND メッセージ確認のお願いをツイートしています。
  • 16日(当日)午前8時50分頃に ATND の機能でメッセージを再度送信しています。

13~14日に、急に都合が悪くなった人はそんなにいないでしょう。リマインダー、大事です。

キャンセルが多くなった原因

あくまで推測ですが。

  • 当日の午前中に雨が降っていた
  • 早期登録者が多い
  • 補欠者が多い

雨の要因はどの程度かわかりませんが、どうなんでしょうね。

今回、最近の開催の傾向より、早くから参加登録者が多く、補欠者も多くなっていました。登録が早いと、忘れいてる方・他の予定を入れている方が、それなりにいます。

補欠の方は、繰り上がり参加に気付いていない方・他の予定を入れている方がいます。また、直前に繰り上がってもほとんどの方が参加しない印象です。今回は約60人の補欠から繰り上がりした人のうち20人程度の参加がありました。無断欠席の6割以上が、補欠から繰り上がりした人にいました。

今回の場合、直前に補欠から繰り上げしたことにも要因があります。ATND での最終的な参加枠は100人となっていますが、初期は70人の募集、前日の昼に補欠者全員が参加できるよう111人に増枠しています。増枠というか、さらに当日キャンセル・無断欠席を考慮して、全員参加 OK と告知してもそれなりの参加人数になるでしょという感じです。

キャンセル対策

無断欠席を減らすには、とりあえずリマインダー(それでも、無断欠席は多いですが)。

キャンセルで参加人数が減ってしまう対策は、参加枠をあらかじめキャンセルを見込んだ人数にすること。都合が悪くなってキャンセルする方に、キャンセル処理をお願いし、補欠繰り上げや参加率を上げるのも重要です。

懇親会などお金が関連することは、参加確認を個別に確認するのも手です。今回の場合、100人規模の勉強会で、懇親会(飲み会)参加希望者は、20人程度だったので、Twitter でひとりひとりに聞くこともできる範囲でした。

ATND などはキャンセルの意思表示はできるけど、直前にきちんと把握していて参加しますよという意思表示は難しいんですよね。前日から使える「参加するボタン」みたいなのあるとおもしろそうなんだけど。

キャンセルを気にしないのもひとつの手かもしれません。今回は、珍しく補欠者がいたので、キャンセル処理の案内もしていましたが、席に余裕があるときは、何もしないこともあります。

キャンセル処理されると助かること

参加者の皆さんへ、運営者視点ですが、欠席の連絡を当日でも事後でもすることは、いろいろと助かります。

  • 補欠者が参加できる
  • 名札の準備が減る
  • 受付の作業が、全員参加した時点で終了できる
  • 参加者のみに当日の写真の共有などが楽(無断欠席者を除外する作業などが不要)

ちなみに、参加者視点では、わざわざキャンセル処理するメリットは、あまりないです。

  • 次回参加するつもりであれば、気兼ねなく参加できる
  • 参加できなかった人向けへの情報を受け取れる(動画公開したよとか)

おわりに

1回分だけのデータのため、今回はこんな感じだったよというだけです。

キャンセル自体は、それぞれ事情があるので仕方ありません。ただ、無断欠席はしないようにしましょう(できれば無断遅刻も)。ただ、勉強会の「参加登録」を「予定」として考えていない(行けたら行く、起きれたら行く、気が向いたら行く、予定がなければ行くなど)発言を見かけることもあり、なかなか難しそう。あと、勉強会は、内職の場所を提供しているわけでもありません。